Umowa licencyjna jest umową upoważniającą do korzystania z utworu na wymienionych w niej polach eksploatacji, określającą zakres, miejsce i czas tego korzystania. Określenie pól eksploatacji jest elementem przedmiotowo istotnym umowy licencyjnej. Zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (dalej jako: pr. aut.) umowa licencyjna obejmuje pola eksploatacji wyraźnie w niej wymienione. Pola eksploatacji muszą być zatem znane już w chwili zawierania takiej umowy. Umowa licencyjna powinna również określać zakres, miejsce oraz czas korzystania z utworu. Jednakże, gdy strony nie uzgodnią tych kwestii, umowa będzie ważna, a zastosowanie znajdą względnie obowiązujące przepisy ustawy o prawie autorskim i prawach autorskich. Zgodnie bowiem z art. 66 ust. 1 pr. aut., jeżeli umowa licencyjna nie stanowi inaczej, uprawnia ona do korzystania z utworu w okresie pięciu lat na terytorium państwa, w którym licencjobiorca ma swoją siedzibą. Odnośnie do zakresu korzystania z utworu można odwołać się do art. 49 ust. 1 pr. aut., zgodnie z którym, jeżeli sposób korzystania z utworu nie został określony w umowie, to powinien być on zgodny z charakterem i przeznaczeniem utworu oraz przyjętymi zwyczajami.

Stronami umowy licencyjnej są licencjodawca, czyli osoba uprawniona z tytułu autorskich praw majątkowych do utworu, którego dotyczy umowa, oraz licencjobiorca, czyli osoba zamierzająca korzystać z utworu. Licencjodawcą może być nie tylko twórca utworu, ale również inny podmiot uprawniony z tytułu autorskich praw majątkowych. Jeżeli przedmiotem umowy jest utwór współautorski, to zgodnie z art. 9 ust. 3 zd. 1 pr. aut. do udzielenia licencji potrzebna jest zgoda wszystkich jego współtwórców. Umowa licencyjna jest umową dwustronnie zobowiązującą, choć może być umową niewzajemną, w przypadku gdy udzielenie licencji nie wiąże się z zapłatą wynagrodzenia na rzecz licencjodawcy.
Licencje prawnoautorskie można podzielić na kilka rodzajów na podstawie m.in. następujących kryteriów: na podstawie źródła uprawnienia do korzystania z utworu: licencje ustawowe, licencje umowne; na podstawie zakresu udzielonego prawa: licencje wyłączne, licencje niewyłączne; na podstawie kryterium czasu, na jaki prawo zostało udzielone: licencje zawarte na czas nieokreślony, licencje na czas określony nieprzekraczający pięciu lat, licencje na czas określony przekraczający pięć lat; na podstawie kryterium możliwości udzielenia przez licencjobiorcę sublicencji (dalszego zezwolenia na korzystanie z utworu w granicach uprawnienia licencjobiorcy) dopuszczalne jest zarówno zawieranie umów licencyjnych przewidujących taką możliwość, jak i zakazujących udzielenia sublicencji; na podstawie kryterium dopuszczalności przeniesienia w drodze umowy praw i obowiązków licencjobiorcy na inny podmiot: licencje zbywalne, licencje niezbywalne.
Z punktu widzenia interesów zarówno licencjodawcy, jak i licencjobiorcy szczególnie istotne jest wynikające z art. 67 ust. 2 pr. aut. rozróżnienie licencji na wyłączne i niewyłączne. Przez zawarcie umowy licencyjnej wyłącznej licencjobiorca uzyskuje wyłączność korzystania z utworu w określony sposób, np. na ustalonych polach eksploatacji, na określonym terytorium lub w oznaczonym czasie, a licencjodawca jest zobowiązany do nieudzielenia innemu podmiotowi upoważnienia do korzystania z utworu w takim samym zakresie. W przypadku zawarcia umowy licencyjnej niewyłącznej udzielenie licencji jednemu podmiotowi nie ogranicza możliwości udzielania innym podmiotom upoważnienia do korzystania z utworu na tym samym polu eksploatacji. W razie niejednoznacznych sformułowań umowy art. 65 pr. aut. nakazuje przyjmować, że uprawniony udzielił licencji niewyłącznej.
Dla umowy licencji wyłącznej polski ustawodawca zastrzegł formę pisemną pod rygorem nieważności (art. 67 ust. 5 pr. aut.). Umowa licencji niewyłącznej może być zawarta w dowolnej formie, w tym także ustnej. Jeżeli strony, zawierając umowę licencji wyłącznej, nie dochowały formy pisemnej, a zachowały formę ustną dopuszczalną dla licencji niewyłącznej, możliwa jest konwersja, czyli uznanie nieważnej licencji wyłącznej za licencję niewyłączną, o ile odpowiada to woli stron. Ze względu na wskazane powyżej wymogi dotyczące formy zawarcie umowy licencyjnej drogą elektroniczną, tj. bez jednoczesnej obecności obu stron, przy użyciu sprzętu elektronicznego do przetwarzania, przesyłania i przechowywania danych, dopuszczalne jest jedynie wówczas, gdy umowa dotyczy udzielenia licencji niewyłącznej. Obecnie umowy licencji niewyłącznej coraz częściej zawierane są z pominięciem tradycyjnej formy pisemnej. Z uwagi na niestandardową formę zawarcia umowy wyróżnia się kilka rodzajów licencji niewyłącznej:
  • licencja shrink-wrap (tzw. licencja celofanowa, umowa dołączona do opakowania), której warunki są zaznaczone na opakowaniu nośnika materialnego utworu – nabywca z chwilą otwarcia opakowania zawiera umowę licencyjną z podmiotem uprawnionym z tytułu praw autorskich;
  • licencja click-wrap (tzw. click-on license, licencja sieciowa), której warunki są udostępnione potencjalnemu licencjobiorcy w sieci Internet przed zawarciem umowy, a ich akceptacja następuje poprzez wybór ikony „zgadzam się” na interaktywnej stronie internetowej;
  • licencja open source, której istotą jest udostępnienie programu komputerowego w wersji źródłowej połączone z upoważnieniem do wprowadzania zmian do programu i dalszego jego rozpowszechniania na podstawie analogicznej licencji;
  • licencja open content (tzw. licencja wolnych treści), która jest oparta na kombinacji czterech zbiorów postanowień dotyczących sposobów i warunków, na jakich osoba uprawniona z tytułu autorskich praw majątkowych wyraża zgodę na nieodpłatne wykorzystywanie utworu przez osoby trzecie, przekazując licencjobiorcy szeroki zakres uprawnień, tj.: 1) prawo wykorzystywania utworu i osiągania korzyści z jego używania, 2) prawo poznawania utworu i stosowania nabytych w ten sposób informacji, 3) prawo tworzenia i rozpowszechniania kopii informacji lub utworu, w całości lub we fragmentach, 4) prawo wprowadzania zmian oraz rozpowszechniania utworów pochodnych.